freeeの経費入力のおすすめ方法｜現金・クレカ・PayPay・Suica別に解説
hiroshimaこんにちは、税理士の廣島です。
freeeを使い始めると、必ず出てくるのが「経費って、結局どう入力するのがベストなの？」という疑問ではないでしょうか。支払い方法は現金・クレジットカード・Suica・PayPayとバラバラで、freeeの入口もいくつもあります。
今日は、僕自身がおすすめしている経費の入力方法を、支払い方法ごとにそれぞれ解説していきます。
大方針：経費は「2つのグループ」に分けて考える
結論から言うと、僕は経費を支払い方法で2つのグループに分けています。
① 現金・キャッシュレス決済（PayPay・楽天Payなど）
→ レシートをその場でスマホアプリから入力。
「事業主借（プライベート資金）」で処理する
② クレジットカード・Suica
→ freeeと「連携」して、飛んできた明細をもとに登録する
ここがいちばんのポイントなので、それぞれ詳しく説明していきます。
なぜ現金を「口座」で管理しないのか
freeeでは現金も「現金口座」として登録できます。でも、僕はこれをおすすめしていません。
理由はシンプルで、現金口座で管理すると、残高がどんどんズレて、最悪マイナスになってしまうからです。レジの中身とfreeeの現金残高を毎日1円単位で合わせ続けるのは、正直しんどい。これは以前「freeeで現金残高がマイナス？」の記事でも詳しく解説したとおりです。
freeeで現金残高がマイナス？──よくあるミスと改善方法
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そこで僕がおすすめするのは、現金やキャッシュレスでの支払いを「事業主借（プライベート資金）」で処理する方法です。つまり「プライベートのお財布から立て替えた経費」として登録してしまう。こうすると、現金残高の管理から完全に解放されます。
そして同じ理由で、手動でコツコツ入力する方法もおすすめしていません。次に説明する「レシートベースの入力」のほうが、ラクで正確だからです。
① 現金・キャッシュレス決済 → レシートをその場でスマホ入力
おすすめは、支払った直後に、その場でレシートをスマホアプリから撮影して登録する方法です。
この方法のいいところは3つあります。
- freeeアプリがレシートから日付・金額・勘定科目を推測してくれる
- その場で「誰との打ち合わせか」などのメモを残せる
- なにより、記憶がいちばん新鮮なうちに入力できる
「レシートを一旦アップロードだけしておいて、あとでパソコンから処理する」というやり方も、一応あります。ただこれだと、「あれ、これ何だっけ？」と思い出すステップが挟まってしまう。だから僕は、その場ですぐ入力してしまうスタイルをおすすめしています。
PayPay・楽天PayといったQRコード決済も、考え方は同じです。楽天Payなどはfreeeと連携もできるのですが、かえってややこしくなるので、現金と同じくレシートベースでスマホから入れてしまうのがラクです。
やり方をあれこれ増やさず、シンプルに絞ってしまう。そのほうが、悩むストレスがぐっと減ります。
② クレジットカード → 連携。ただし「何を買ったか問題」に注意
事業用のクレジットカードは、連携がおすすめです。お店の名前・日付・金額まで飛んでくるので、思い出す負担は比較的軽くてすみます。
ただし、注意点が2つあります。
プライベートと混ざる問題
事業用とプライベートのカードが完全に分かれていればラクですが、1枚に混在していると「どれが経費なのか」を判断する手間が出てきます。
「西武百貨店」問題
百貨店などで使うと、レストランで食べても何を買っても「◯◯百貨店」としか表示されないことがあります。これだと「結局これ、何を買ったんだっけ？」となりがちです。
これらを踏まえて、クレジットカードには大きく3つのやり方があります。
やり方1：連携した明細から登録し、レシートは別で管理
連携で飛んできた明細を、パソコンから「会議費」などで登録していく方法です。百貨店系の場合は店舗名を備考欄にメモしましょう！
このやり方だと明細にレシートが貼れないので、レシートはスマホアプリからアップロードだけしておき、あとで「ファイル紐づけチェック」機能で紐づけます。
※そもそもレシートは、必ずしもfreeeにアップ・紐づけしなければいけないわけではありません。きちんと保管してありさえすればOKです。
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やり方2：レシートを「未決済」で登録 → あとで消し込み
スマホでレシートを撮影し、「会議費・未決済」として登録する方法です。「経費としては今計上するけれど、支払い（カードの引き落とし）はまだですよ」という状態にしておきます。
その後、カード会社から同じ日付・同じ金額の明細が飛んできたタイミングで「決済消し込み」をします。
請求書で「売上を未決済で登録 → 入金されたら消し込み」をやっている方なら、イメージしやすい流れだと思います。ただ、カードで払っているのに「未決済」と登録するのは少し直感に反するところがあり、やや難易度の高いやり方です。
やり方3（最近できた）：レシートを「クレカ決済」として登録
スマホでレシートを登録するとき、実は決済した口座を選べます。デフォルトは「現金／プライベート資金」になっていますが、ここを「AMEX」などのクレジットカード口座に変更して決済をかけます。
すると、まだカード会社から連携情報が来ていなくても、カード口座で「決済済み」として先に登録されます。
そのあと、カード会社から同じ日付・同じ金額の明細が飛んできます。以前はこれが二重計上になってしまうのでおすすめできなかったのですが、最近freeeに「既存の取引と二重ですか？」という処理が追加されました。これを「二重です」と処理すると、後から来た明細のほうを無視してくれる。だから二重にならず、片方だけがきれいに登録されます。
③ Suica（交通系IC）→ 連携。ただし「物販」は経費計上しない
Suicaも連携がおすすめです。電車移動なら「何駅から何駅まで」という情報まで取れます。
プライベートと混ざる場合
事業用とプライベートが混ざっているときは、
- 履歴を見ながら、事業で使った分だけを登録する
- 「この駅を使うときは必ず事業用」という駅があるなら、自動登録ルールで経費として自動推測させる
といった方法があります。
自動登録ルールの活用用法については過去記事をご参照ください。
自動で登録ルールを育てる ─ freeeで仕訳を“ほぼ自動化”する４つのポイント
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「物販」は思い切って経費計上しない
注意したいのが「物販」です。Suicaで喫茶店・コンビニ・自販機などを使うと、履歴には「物販」としか表示されません。これだと「どこで、誰と？」と思い出す作業が必要になり、入力もひと手間。
なので僕は、Suicaの物販は一切経費計上していません。すべて「事業主貸（経費対象外）」で処理します。そのうえで、もしレシートが残っているものについては、現金やキャッシュレスと同じくレシートベースで別途登録します。乗り物以外でSuicaを使ったものは、こうしておくと悩むストレスが減ります。
理想は「事業用とプライベートで分ける」
いちばん理想的なのは、Suica自体を事業用とプライベートで分けてしまうことです。僕はスマホを2台持ちしていて、事業用とプライベートで別々のSuicaにしています。とはいえ、これはなかなか皆さんが真似できることではないかな、とも思います。
まとめ：支払い方法ごとの「おすすめ」早見表
現金
おすすめ：レシートをその場でスマホ入力
処理する口座：事業主借（プライベート資金）
キャッシュレス（PayPay等）
おすすめ：同上（レシートベース）
処理する口座：事業主借（プライベート資金）
クレジットカード
おすすめ：連携して登録（3パターンから選択）
処理する口座：クレジットカード口座
Suica（乗車）
おすすめ：連携／自動登録ルール
処理する口座：Suica口座
Suicaの物販
おすすめ：経費計上しない＋レシートで別途
処理する口座：事業主貸（経費対象外）
ポイントを一言でまとめると、こうなります。
- 現金・キャッシュレスは「その場で・スマホで・事業主借」。残高管理から解放される
- クレカ・Suicaは「連携」。ただし混在・百貨店表示・物販には注意
- 迷ったらやり方を絞る。「思い出す手間」をなくすのが、いちばんの時短のコツ
freeeは便利な反面、入口が多くて「自分のやり方で合っているのかな？」と不安になりやすいツールでもあります。
ひろしま税理士事務所では、freee専門だからこそ、こうした日々の入力の最適なやり方から、月次決算・経営の見える化までまとめて伴走しています。「うちの経費、この入力で合ってる？」という小さな疑問も、毎月の面談で一緒に確認していきましょう。
freeeの使い方や経理のお悩みは、お気軽にご相談ください。
ひろしま税理士事務所
